Tips & hulp

Alles over Aurijn en je administratie.

Van je eerste administratie tot btw-aangifte: stap-voor-stap artikelen en antwoorden op veelgestelde vragen.

Aan de slag

Nieuw bij Aurijn? Start hier.

Vragen

Alles wat je wilt weten.

Aankoop & prijs

Ja. Je betaalt €99, de app is van jou. Geen verlenging, geen terugkerende kosten, geen verrassing op je bankafschrift. Updates voor de huidige versie zijn inbegrepen.

Een significante nieuwe versie kan een betaalde upgrade zijn, precies zoals bij andere Mac-apps die je eenmalig koopt. Dat communiceren we altijd ruim van tevoren. Je huidige versie werkt in de tussentijd gewoon door.

Je downloadt Aurijn en gebruikt het 30 dagen zonder beperkingen. Geen creditcard nodig om te starten. Na 30 dagen betaal je eenmalig €99 om door te gaan, of je stopt, zonder verdere verplichtingen. Je bestanden blijven sowieso gewoon staan.

Mail naar info@aurijn.nl, je krijgt altijd een persoonlijk antwoord. Daarnaast vind je op de hulppagina stap-voor-stap artikelen over Aurijn en boekhouden. We zijn een klein team, maar je verdwijnt niet in een ticketsysteem.

Functies & geschiktheid

Nee. Aurijn richt zich volledig op de administratieve kant: transacties, bonnetjes, categoriseren en BTW. Facturatie is bewust buiten scope gehouden, daarvoor zijn tools als Moneybird of een eenvoudig Word-template beter geschikt.

Ja, en dat is kosteloos inbegrepen. Elke administratie is een eigen map op je Mac. Handig als je naast je eenmanszaak ook een vof of een tweede activiteit bijhoudt. Stap-voor-stap uitleg →

Aurijn is ontworpen voor eenmanszaken en freelancers. Een VOF kan in theorie ook werken, je maakt gewoon een administratie per entiteit aan. Voor een BV is Aurijn te eenvoudig; daar heb je een uitgebreider boekhoudpakket nodig.

Er is geen automatische migratie. De eenvoudigste aanpak is om Aurijn te starten per begin van een nieuw boekjaar. Lees het volledige overstapplan →

Ja. Transacties, facturen, categorieën en jaaroverzichten werken gewoon. Aurijn heeft geen aparte KOR-schakelaar, je negeert het scherm Omzetbelasting en vult rubriek 5d handmatig in bij de Belastingdienst. Meer over de KOR →

Je administratie wordt bewaard als leesbare bestanden en CSV's. Deel de map read-only via iCloud of Dropbox, dan heeft je boekhouder altijd de meest actuele versie. Map delen met je boekhouder →

Aurijn is een native Mac-app: snel, offline en met directe toegang tot je bestanden via Finder. Dat past bij hoe veel zzp'ers hun administratie al organiseren, in een map op hun Mac of in iCloud Drive. Een Windows- of webversie staat niet op de planning; Aurijn is bewust klein en gefocust.

De boekhoud-app draait alleen op Mac. Wel kun je bonnetjes scannen met je iPhone en opslaan in je administratiemap via iCloud of Dropbox, Aurijn verwerkt ze bij de volgende opening op je Mac. Bonnetjes scannen met je telefoon →

Banken & bonnetjes

Alle banken met CSV-export werken met Aurijn, o.a. ABN AMRO, ING, Rabobank, SNS, Triodos, Bunq, Revolut en Wise. Stap-voor-stap per bank →

Exporteer een CSV van je bank en sla het op in transacties binnen je administratiemap. Aurijn verwerkt het automatisch. Waar leg ik bestanden neer? →

Scan met de Bestanden-app, Dropbox of Notities en sla op in facturen via iCloud of een andere cloud. Uitleg per app →

Opslag & privacy

Je administratie staat als gewone bestanden op jouw Mac, beschermd door de beveiliging van macOS zelf. Als je een cloudmap gebruikt, geldt bovendien de encryptie van die dienst. Aurijn slaat niets op buiten je eigen Mac.

Ja. Je kiest zelf waar de administratiemap staat, lokaal, iCloud Drive, Dropbox, Google Drive, OneDrive of een andere dienst. Aurijn werkt lokaal; de sync is aan jou.

Ja, volledig. Je administratie staat op jouw Mac. Een verbinding is alleen nodig voor licentieactivering bij de allereerste installatie.

Aurijn is gekoppeld aan jouw licentie en werkt op maximaal twee Macs tegelijk. Meer nodig? Mail info@aurijn.nl.

Niets. Je bestanden staan op jouw schijf, in de map die jij hebt gekozen, als gewone, leesbare bestanden. Je hebt er altijd toegang toe, met of zonder Aurijn.

Bonnetjes scannen met je telefoon

Kies je app

Scan een bonnetje of factuur met je telefoon en stuur het direct naar facturen in je administratiemap. De volgende keer dat je Aurijn opent, verwerkt de app het automatisch.

1
Open de Dropbox-app op je iPhone of iPad

Zorg dat je bent ingelogd op hetzelfde account als waar je administratiemap in staat.

2
Tik op het plusje (+) rechtsonder

Kies 'Document scannen' in het menu dat verschijnt.

3
Richt de camera op je factuur of bonnetje

Dropbox herkent de randen automatisch en past de perspectief aan. Je hoeft niet perfect recht te houden.

4
Scan aanvullende pagina's indien nodig

Tik na de eerste scan op het camera-icoon om een volgende pagina toe te voegen. Handig voor meerpagina-facturen.

5
Tik op 'Bewaren' en kies facturen in je administratiemap

Navigeer naar de submap facturen en bevestig. De scan wordt opgeslagen als PDF.

6
Klaar, Aurijn verwerkt hem automatisch

De volgende keer dat je Aurijn opent, leest de app de factuur uit en stelt een koppeling voor.

Tip: Geef scans een herkenbare naam als je veel losse bonnetjes hebt, Aurijn leest de inhoud uit, maar een duidelijke bestandsnaam helpt bij het terugvinden.
1
Zorg dat je administratiemap in iCloud Drive staat

Kies bij het aanmaken van een administratie in Aurijn een map binnen iCloud Drive.

2
Open de Bestanden-app op je iPhone

Je vindt hem standaard op je beginscherm.

3
Navigeer naar facturen in je administratiemap

Ga naar iCloud Drive, open je administratiemap en tik op de submap facturen.

4
Tik op de drie puntjes rechtsboven en kies 'Scan documenten'

Dit opent de camera met automatische randherkenning.

5
Scan het bonnetje en tik op 'Bewaren'

De scan wordt direct opgeslagen in facturen.

6
Aurijn verwerkt het automatisch

Bij de volgende opening leest Aurijn de nieuwe bestanden in facturen uit.

1
Open de Notities-app op je iPhone
2
Maak een nieuwe notitie aan

Tik op het potlood-icoon rechtsonder.

3
Tik op de camera-knop en kies 'Scan documenten'

De camera opent met automatische randherkenning.

4
Scan je bonnetje

Notities maakt automatisch een foto zodra de randen goed zijn uitgelijnd.

5
Tik op de scan en kies 'Deel' → 'Bewaar in Bestanden'

Navigeer naar facturen in je administratiemap en bevestig.

6
Aurijn verwerkt het automatisch bij de volgende opening
Tip: De Notities-app biedt geen directe map-integratie, je moet de scan handmatig exporteren. De Bestanden-app is daarvoor sneller.

E-mailbijlagen automatisch opslaan met Mail-regels

Stel een regel in de Mail-app in zodat facturen van vaste leveranciers automatisch in facturen terechtkomen.

1
Open de Mail-app op je Mac
2
Ga naar Mail → Instellingen → Regels

Klik op 'Voeg regel toe'.

3
Stel de voorwaarde in

Kies 'Van' en voer het e-mailadres of domein van je leverancier in, bijvoorbeeld 'facturen@adobe.com' of '@hetzner.com'.

4
Stel de actie in: 'Bewaar bijlagen'

Kies als doelmap de submap facturen in je Aurijn-administratiemap. Bijlagen worden hier automatisch naartoe opgeslagen.

5
Herhaal voor andere vaste leveranciers

Maak per leverancier een aparte regel. Zo houd je controle over welke bijlagen automatisch worden opgeslagen.

Tip: Voor losse of eenmalige facturen is handmatig opslaan sneller dan hiervoor een regel aanmaken.

CSV exporteren vanuit jouw bank

Kies je bank

Vrijwel elke Nederlandse bank biedt een CSV-export aan. Kies hieronder je bank voor de stap-voor-stap uitleg, of stel een automatische export in zodat het voortaan vanzelf gaat.

1
Open de Bunq-app en ga naar je betaalrekening
2
Tik op het tandwiel of de drie puntjes rechtsboven

Dit opent de rekeninginstellingen.

3
Ga naar 'Exporteren' of 'Afschriften'

De exacte naam kan per Bunq-versie verschillen.

4
Kies 'Automatisch exporteren'

Stel de frequentie in: wekelijks werkt goed als je bij wil blijven, maandelijks als je liever in één keer alles verwerkt.

5
Selecteer CSV als bestandsformaat

Kies niet voor PDF, Aurijn leest alleen CSV-bestanden in.

6
Bunq stuurt de export naar je e-mailadres

Sla het CSV-bestand op in transacties binnen je Aurijn-administratiemap. Aurijn verwerkt het automatisch bij de volgende opening.

Tip: Maak een Mail-regel aan die CSV-bijlagen van Bunq automatisch opslaat in transacties. Dan is het volledig hands-free.
1
Log in op ing.nl op je computer
2
Ga naar je betaalrekening
3
Klik op 'Afschriften' of 'Transacties downloaden'

Dit vind je doorgaans rechts van de transactielijst.

4
Selecteer de gewenste periode

Kies bij voorkeur een volledige maand of kwartaal voor een nette administratie.

5
Kies CSV als bestandsformaat en klik op 'Downloaden'
6
Sla het bestand op in transacties

Aurijn verwerkt het automatisch bij de volgende opening.

1
Log in op abnamro.nl of open de ABN AMRO-app
2
Ga naar je rekening en klik op 'Afschriften'
3
Kies 'Transacties exporteren'

Selecteer de gewenste periode.

4
Kies CSV als bestandsformaat

ABN AMRO biedt ook MT940 aan, kies CSV voor gebruik met Aurijn.

5
Download en sla op in transacties
1
Log in op rabobank.nl
2
Ga naar je betaalrekening
3
Klik op 'Transacties downloaden'

Dit vind je rechts van de transactielijst of via het menu bij je rekening.

4
Stel de gewenste periode in
5
Kies CSV als bestandsformaat en download
6
Sla op in transacties

Aurijn verwerkt het automatisch bij de volgende opening.

1
Log in op sns.nl of regiobank.nl
2
Ga naar je rekening en kies 'Overzicht downloaden'
3
Selecteer de gewenste periode
4
Kies CSV als bestandsformaat
5
Download en sla op in transacties

Aurijn verwerkt het automatisch bij de volgende opening.

Bankexports automatisch verplaatsen met Hazel

Hazel bewaakt je Downloadmap en verplaatst bankexports automatisch naar transacties zodra ze binnenkomen.

1
Download en installeer Hazel

Hazel is te vinden op noodlesoft.com. Er is een gratis proefperiode.

2
Open Hazel via Systeeminstellingen

Voeg je Downloadmap toe als bewakde map.

3
Maak een nieuwe regel aan

Stel als voorwaarden in: bestandstype is CSV én de naam bevat een herkenbaar woord uit de export van jouw bank, zoals 'NL12INGB' of 'Rabobank'.

4
Stel als actie in: 'Verplaats naar'

Kies de submap transacties in je Aurijn-administratiemap als bestemming.

5
Maak per bank een aparte regel aan

Zo houd je controle over welke bestanden automatisch worden verplaatst.

Tip: Hazel kan ook de naam van het bestand hernoemen voor je het verplaatst, handig als je bankexports generieke namen hebben zoals 'export.csv'.

Downloadmap bewaken met een Mac-snelkoppeling

Gebruik de Snelkoppelingen-app (gratis, ingebouwd in macOS) om CSV-bestanden automatisch naar transacties te verplaatsen.

1
Open de Snelkoppelingen-app op je Mac

Te vinden via Spotlight of in je Programma's-map.

2
Maak een nieuwe snelkoppeling aan

Klik op het plusje rechtsboven.

3
Voeg de actie 'Bestanden ophalen uit map' toe

Kies je Downloadmap als bron. Schakel 'Inclusief submappen' uit.

4
Filter op bestandstype CSV

Voeg een 'Filter'-stap toe: type is CSV.

5
Voeg de actie 'Verplaats bestand' toe

Kies transacties in je administratiemap als bestemming.

6
Stel de snelkoppeling in als automatisering

Ga naar 'Automatisering' in de Snelkoppelingen-app en laat hem dagelijks of wekelijks uitvoeren.

Meerdere administraties naast elkaar draaien

Aurijn ondersteunt meerdere administraties in één app. Elke administratie is een eigen map, handig voor een tweede onderneming of een VOF naast je eenmanszaak.

1
Open Aurijn en ga naar het startscherm

Als je al een administratie hebt geopend, kies dan 'Beheer administraties' in het menu linksboven.

2
Klik op 'Nieuwe administratie aanmaken'
3
Geef de administratie een herkenbare naam

Bijvoorbeeld 'Fotografie 2025' of 'VOF Studio Naam'.

4
Kies of maak een nieuwe map aan

Zet de map bij voorkeur naast je bestaande administratiemap, zodat alles overzichtelijk blijft.

5
Schakel tussen administraties via het menu linksboven

Aurijn onthoudt welke administratie je als laatste had geopend.

Administratiemap delen met je boekhouder

Geef je boekhouder leestoegang tot je administratiemap zodat hij altijd de meest actuele versie heeft, zonder dat je bestanden hoeft op te sturen.

1
Zorg dat je administratiemap in een cloudmap staat

iCloud Drive, Dropbox, Google Drive en OneDrive werken allemaal. Kies wat je al gebruikt.

2
Klik rechts op de map en kies 'Deel' of 'Uitnodigen'

De exacte naam verschilt per cloudopslag.

3
Voer het e-mailadres van je boekhouder in
4
Geef alleen leesrechten

Zo kan je boekhouder kijken maar niets aanpassen of verwijderen.

5
Je boekhouder heeft nu altijd toegang tot de meest actuele versie

Geen gedoe met e-mailbijlagen of gedeelde schijven meer.

Tip: Wil je je boekhouder alleen inzage geven in een bepaald kwartaal? Maak dan een aparte submap aan voor dat kwartaal en deel alleen die map.

Back-up via Time Machine instellen

Time Machine is de eenvoudigste manier om je administratie (en de rest van je Mac) automatisch te back-uppen.

1
Sluit een externe schijf aan op je Mac

Een harde schijf of SSD met minimaal de opslagcapaciteit van je Mac werkt het best. Een NAS op je thuisnetwerk kan ook.

2
Open Systeeminstellingen → Algemeen → Time Machine
3
Klik op 'Voeg back-upschijf toe'

Selecteer je externe schijf en bevestig.

4
Time Machine maakt voortaan automatisch back-ups

De eerste back-up duurt lang; daarna worden alleen wijzigingen opgeslagen.

5
Terugzetten via het Time Machine-menu

Klik op het Time Machine-icoon in je menubalk en kies 'Blader in Time Machine-back-ups' om een eerdere versie van een bestand te herstellen.

Tip: Staat je administratiemap in iCloud Drive, dan heb je al versiebeheer via iCloud. Time Machine is een extra vangnet voor je gehele Mac, inclusief de app zelf.

Wanneer moet ik btw-aangifte doen?

Als zzp'er doe je standaard btw-aangifte per kwartaal. Zowel de aangifte als de betaling moeten op tijd binnen zijn, anders volgt er een verzuimboete.

1
Kwartaalaangifte is de standaard

De meeste zzp'ers doen aangifte per kwartaal. Q1 (jan–mrt) uiterlijk 30 april, Q2 uiterlijk 31 juli, Q3 uiterlijk 31 oktober, Q4 uiterlijk 31 januari van het volgende jaar.

2
Soms maand- of jaaraangifte

Maandaangifte wordt opgelegd door de Belastingdienst als je vaak veel btw verschuldigd bent of regelmatig terugvraagt. Jaaraangifte mag in sommige gevallen bij minder dan €1.883 te betalen per jaar, daarvoor heb je toestemming nodig.

3
Aangifte én betaling moeten op tijd

Een nihilaangifte (€0 te betalen) moet ook ingediend worden. Houd rekening met verwerkingstijd bij je bank, betaal liefst een paar dagen vóór de deadline.

4
Aurijn maakt het kwartaaloverzicht klaar

Aan het einde van het kwartaal staan alle bedragen klaar in het format van het aangifteformulier. Je neemt ze één-op-één over op Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Tip: Vergeten? Dan riskeer je een verzuimboete vanaf €68. Bij herhaald te laat zijn lopen die boetes snel op.

Welke btw-tarieven zijn er?

Nederland kent drie btw-tarieven: 21%, 9% en 0%. Welk tarief je rekent, hangt af van wát je levert, niet aan wie je het levert.

1
21%, het standaardtarief

Voor de meeste diensten en producten: consultancy, design, IT, kleding, elektronica, software. Als je twijfelt, is 21% bijna altijd het juiste tarief.

2
9%, het verlaagde tarief

Voor onder andere voedingsmiddelen, boeken en tijdschriften (ook digitaal), geneesmiddelen, personenvervoer, kappers, schilders en stukadoors aan woningen ouder dan twee jaar, theater, bioscoop en musea.

3
0%, voor export

Voor leveringen buiten de EU en B2B-leveringen aan btw-ondernemers in andere EU-landen (btw-verlegd). Belangrijk: 0% is iets anders dan vrijgesteld, bij 0% mag je nog wél voorbelasting aftrekken.

4
Sinds 2026: logies naar 21%

Hotels, B&B's, vakantiewoningen en Airbnb vallen sinds 1 januari 2026 onder het hoge tarief van 21%. Kamperen blijft 9%.

5
Stel het tarief eenmalig in per categorie

In Aurijn geef je per categorie of regel aan welk tarief van toepassing is. Daarna wordt het automatisch toegepast op nieuwe transacties, geen handmatig rekenwerk per factuur.

Tip: Een verkeerd btw-tarief op je facturen kan je later veel uitzoekwerk kosten. Twijfel je over een specifiek product of dienst? Check belastingdienst.nl of vraag het je boekhouder.

Wat is de KOR en kom ik ervoor in aanmerking?

De Kleineondernemersregeling (KOR) is een btw-vrijstelling voor ondernemers met een jaaromzet tot €20.000. Je rekent dan geen btw en doet geen aangifte.

1
Voorwaarden

Je bent btw-ondernemer, je bedrijf is in Nederland gevestigd, en je omzet bleef vorig kalenderjaar én blijft dit jaar onder €20.000.

2
Wat verandert er voor jou?

Geen btw op je facturen, geen periodieke btw-aangifte. Maar: je mag ook geen btw aftrekken op zakelijke kosten en investeringen.

3
Aanmelden

Via Mijn Belastingdienst Zakelijk, uiterlijk vier weken voor de ingangsdatum van een nieuw aangiftetijdvak. Sinds 2025 zit je niet meer drie jaar vast, je kunt op elk moment afmelden.

4
Bij overschrijden meteen afmelden

Kom je tijdens het jaar boven de €20.000? Meld je direct af. Vanaf die factuur reken je weer btw en doe je weer aangifte.

5
Boekhouding in Aurijn zonder btw-aangifte

Aurijn heeft geen aparte KOR-schakelaar. Je gebruikt gewoon transacties, facturen en categorieën, het scherm Omzetbelasting kun je negeren. Rubriek 5d (KOR) vul je handmatig in op Mijn Belastingdienst Zakelijk. Zie ook het artikel over wat Aurijn niet automatisch berekent.

Tip: De KOR is vooral interessant als je vooral aan particulieren levert. Zakelijke klanten verrekenen de btw toch, daar levert de regeling meestal niets op.

Hoe vraag ik btw op zakelijke kosten terug?

Btw op zakelijke inkopen (voorbelasting) trek je af van de btw die je zelf moet afdragen. Het verschil is wat je per saldo betaalt, of terugkrijgt.

1
Voorwaarden voor aftrek

De factuur staat op naam van je bedrijf, de btw staat apart vermeld, en de kosten zijn voor zakelijk gebruik.

2
Gemengd gebruik: alleen het zakelijke deel

Bij kosten die je deels privé en deels zakelijk gebruikt (telefoonabonnement, internet) trek je alleen het zakelijke deel af. Voor sommige uitgaven gelden aparte regels, zoals zakelijke etentjes en auto's.

3
Kleine bonnetjes (tot €100 incl. btw)

Voor bedragen tot €100 inclusief btw is een vereenvoudigde factuur voldoende. Zonder factuur of bon geen aftrek, dus bewaar alles.

4
Aurijn telt het automatisch op

Sla je facturen op in facturen. Aurijn leest het btw-bedrag uit en telt het op als voorbelasting in je kwartaaloverzicht.

5
Negatief saldo? Krijg je terug

Als je voorbelasting hoger is dan de btw die je moet afdragen, betaalt de Belastingdienst het verschil aan jou uit.

Tip: Investeringen vanaf €30.000 vallen onder de herzieningsregeling, daar moet je de btw-aftrek over meerdere jaren bewaken. Vraag bij grote aankopen je boekhouder om advies.

Wat is gemengde omzet en wat betekent het voor mijn btw?

Heb je naast btw-belaste omzet ook btw-vrijgestelde omzet? Dan mag je btw op kosten alleen voor het belaste deel aftrekken.

1
Wat is vrijgestelde omzet?

Bepaalde diensten zijn vrijgesteld van btw, bijvoorbeeld medische zorg door erkende beroepsbeoefenaars, onderwijs, journalistiek en bemiddeling bij verzekeringen. Vrijgestelde omzet is iets anders dan 0%-omzet.

2
Drie soorten kosten

Kosten alleen voor belaste omzet: btw volledig aftrekbaar. Kosten alleen voor vrijgestelde omzet: btw niet aftrekbaar. Kosten voor allebei (huur, telefoon, accountant): naar rato aftrekbaar.

3
Pro rata-berekening

De standaardmethode: belaste omzet gedeeld door totale omzet. Heb je €40.000 belaste en €10.000 vrijgestelde omzet, dan trek je 80% van de btw op gemengde kosten af.

4
Categoriseer per omzettype in Aurijn

Maak aparte categorieën voor je belaste en vrijgestelde omzet. Dan zie je per kwartaal precies hoe de verhouding ligt, handig voor je pro rata-berekening.

Tip: Bij twijfel of jouw werk onder een vrijstelling valt: check de regels per branche op belastingdienst.nl. Vrijstellingen zitten vol haken en ogen en zijn vaak situatieafhankelijk.

Welke kosten zijn volledig aftrekbaar?

Kosten die volledig en uitsluitend zakelijk zijn, mag je voor 100% van je winst aftrekken. De truc zit hem in dat 'uitsluitend zakelijk'.

1
Voorbeelden van volledig aftrekbare kosten

Zakelijke software en abonnementen, KvK-bijdrage, beroepsverzekering, vakliteratuur, branche-lidmaatschappen, boekhouder of accountantskosten, hosting, domeinnamen, en zakelijke bankkosten.

2
Wat is 'uitsluitend zakelijk'?

Een uitgave is volledig aftrekbaar als hij geen privé-component heeft. Een laptop die je alleen voor werk gebruikt: volledig. Een laptop die je ook voor Netflix gebruikt: gedeeltelijk.

3
Niet volledig: representatie en gemengd gebruik

Zakelijke etentjes (80%), telefoon en internet (vaak deels privé), auto (afhankelijk van zakelijk gebruik). Voor die kosten gelden aparte regels.

4
Categoriseer scherp in Aurijn

Maak in Aurijn aparte categorieën voor 'volledig zakelijk' en 'gemengd'. Bij de gemengde categorieën kun je een vast aftrekpercentage instellen, zodat je het niet elk kwartaal opnieuw hoeft te bedenken.

Tip: Twijfel je over een specifieke kostenpost? De Belastingdienst heeft een handige zoekfunctie 'aftrekbare kosten' op belastingdienst.nl. Bij grote bedragen: vraag het je boekhouder.

Telefoon en internet, zakelijk of gemengd gebruik?

Heb je een apart zakelijk abonnement, dan zijn de kosten volledig aftrekbaar. Gebruik je hetzelfde abonnement ook privé, dan mag je alleen het zakelijke deel aftrekken.

1
Volledig zakelijk abonnement

Een apart abonnement op naam van je bedrijf, dat alleen voor werk wordt gebruikt: 100% van de kosten en btw aftrekbaar. Dit is de cleanste route.

2
Gemengd gebruik: schat het zakelijk percentage

Gebruik je je persoonlijke telefoon ook zakelijk? Schat realistisch in welk percentage zakelijk is, vaak ligt dat tussen 50% en 80%. Dat percentage trek je af.

3
Btw naar rato

Bij gemengd gebruik trek je ook de btw alleen voor het zakelijke deel terug. Bij 70% zakelijk gebruik vraag je dus 70% van de btw terug.

4
Bewijs is belangrijk

Houd een korte onderbouwing bij van je schatting (bijvoorbeeld een week aan zakelijk en privé belminuten/datagebruik). Bij twijfel moet je het kunnen uitleggen.

5
Stel een vast percentage in Aurijn in

Maak een categorie 'telefoon/internet' met een vast aftrekpercentage. Aurijn rekent dan automatisch het juiste deel mee bij je kwartaal- en jaaroverzicht.

Tip: Voor een internetabonnement thuis geldt dezelfde redenering. Volledig aftrekken is alleen redelijk als je echt vrijwel uitsluitend voor werk gebruikt.

Auto: zakelijk rijden en de 23 cent per kilometer

Rijd je zakelijk in je privéauto? Dan mag je in 2026 €0,23 per zakelijk gereden kilometer aftrekken van je winst.

1
€0,23 per km voor je privéauto

Voor élke zakelijke kilometer met je privéauto (of -motor, -fiets) mag je €0,23 aftrekken in 2026. Dat dekt alles: brandstof, verzekering, onderhoud, parkeren, afschrijving. Je mag deze kosten dus niet apart aftrekken.

2
Rittenadministratie is verplicht

Houd per rit bij: datum, vertrek- en bestemmingsadres, doel, aantal km. Een Excel of een app als Driversnote werkt prima. Zonder registratie geen aftrek.

3
OV en taxi: volledig aftrekbaar

Bus, trein, tram, taxi en vliegticket trek je af op basis van de werkelijke kosten. Bewaar de bonnen of de NS-declaratie. Btw (9% op OV) is terug te vragen.

4
Auto van de zaak: andere regels

Heb je de auto op de balans van je onderneming, dan trek je alle werkelijke kosten af én betaal je bijtelling voor privégebruik (tenzij je minder dan 500 km/jaar privé rijdt en dat kunt aantonen).

Tip: De grens van €0,23/km wordt jaarlijks bekeken. Check rond januari op belastingdienst.nl of het tarief is aangepast.

Thuiskantoor aftrekken, wanneer mag dat?

De kosten van een thuiskantoor zijn voor de meeste zzp'ers niet aftrekbaar. Alleen bij een echte 'kwalificerende werkruimte' kan het, en de eisen zijn streng.

1
Werkhoek = niet aftrekbaar

Een bureau in je woonkamer, een hoek op zolder, de keukentafel, geen van deze tellen als kwalificerende werkruimte. De Belastingdienst kijkt of de ruimte 'zelfstandig' is.

2
Wat is een kwalificerende werkruimte?

Een ruimte met eigen toegang, eigen sanitair, die zo zelfstandig is dat je hem aan een ander zou kunnen verhuren. In de praktijk: een aparte studio, garage of vrijstaand tuinhuis.

3
Inkomenscriterium 70%

Daarnaast moet je minimaal 70% van je inkomen uit die werkruimte verdienen (90% als je geen andere werkplek hebt). Werk je vaak bij klanten of in coffeebars, dan val je af.

4
Wat altijd wél aftrekbaar is

Onafhankelijk van je werkruimte mag je zakelijke inrichting aftrekken: bureau, bureaustoel, monitor, lamp, mits aantoonbaar zakelijk gebruikt. Ook losse zakelijke internet- of telefoonkosten.

Tip: De Belastingdienst heeft een online rekenhulp 'werkruimte in de woning'. Twijfel je of je werkruimte kwalificeert? Doe daar eerst de check voordat je kosten opvoert.

Apparatuur en software afschrijven of direct aftrekken?

De grens ligt bij €450 exclusief btw. Daaronder trek je direct af, daarboven moet je afschrijven over de levensduur.

1
Onder €450 (ex btw): direct aftrekken

Bureaustoel van €299, printer van €120, externe schijf van €80: in één keer als kosten boeken in het jaar van aanschaf. Geen gedoe met afschrijvingen.

2
Vanaf €450: afschrijven

Een laptop van €1.500 schrijf je af over de levensduur. Voor computers en kantoorinventaris is dat doorgaans 5 jaar, dus €300 per jaar. Maximaal 20% per jaar afschrijven.

3
Starters: willekeurig afschrijven

Ben je net begonnen? Dan mag je in de startfase zelf bepalen wanneer je afschrijft. Handig om af te schrijven in een jaar waarin je veel winst maakt (en dus belasting bespaart).

4
Software

Een eenmalige aankoop boven €450 schrijf je in principe af. Maandelijkse SaaS-abonnementen (Adobe, Notion, Figma) zijn gewoon lopende bedrijfskosten, direct aftrekken.

5
KIA: extra aftrek vanaf €2.900

Heb je in een jaar meer dan €2.900 aan investeringen vanaf €450? Dan krijg je via de Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) extra aftrek, oplopend tot 28% van je investeringsbedrag.

Tip: Bij twijfel of iets een investering is: gaat het langer dan een jaar mee én kost het minimaal €450 ex btw, dan is het in principe een investering.

Opleidingen, cursussen en vakliteratuur

Opleidingen die je beroep ondersteunen zijn volledig aftrekbaar als zakelijke kosten, inclusief btw, reiskosten en lesmateriaal.

1
Wat is aftrekbaar?

Cursussen, workshops, congressen, seminars, online opleidingen, mits gericht op je huidige werk of vakgebied. Vakliteratuur (boeken, tijdschriften, online cursussen) idem.

2
Btw terugvragen

Btw op opleidingskosten kun je terugvragen als voorbelasting, mits de aanbieder btw rekent. Sommige opleiders zijn vrijgesteld (CRKBO-geregistreerd), dan staat er geen btw op de factuur.

3
Reis- en verblijfkosten

Reis je voor een congres of training? Kilometervergoeding (€0,23/km), OV-kosten en overnachting zijn aftrekbaar. Voor maaltijden geldt de 80%-regeling.

4
Omscholing naar een ander vak

Een opleiding tot iets compleet anders (van designer naar coach bijvoorbeeld) is grijs gebied. Vaak niet aftrekbaar als zakelijke kosten, omdat het je toekomstige inkomen betreft.

5
Categoriseer als 'opleiding' in Aurijn

Maak een aparte categorie zodat je aan het einde van het jaar precies ziet wat je hebt geïnvesteerd in jezelf, handig bij een belastingcontrole.

Tip: De fiscale aftrekpost voor scholingsuitgaven in box 1 is per 2022 vervangen door het STAP-budget, dat inmiddels ook is afgeschaft. Voor ondernemers blijft scholing wél aftrekbaar als zakelijke kosten.

Hoe categoriseer ik een zakelijk etentje?

Zakelijke etentjes vallen onder representatiekosten en zijn voor 80% aftrekbaar. De btw die je in een restaurant betaalt, krijg je niet terug.

1
De 80/20-regeling

Je trekt 80% van de totale rekening (inclusief fooi) af van je winst. De resterende 20% is voor eigen rekening, de Belastingdienst gaat ervan uit dat je ook privé voordeel hebt.

2
Btw in een restaurant: niet aftrekbaar

De btw op eten en drinken in een horecagelegenheid is nooit aftrekbaar als voorbelasting. Boek het hele bedrag inclusief btw als kosten, en trek daar 80% van af.

3
Bezorging op kantoor: wél btw terug

Laat je eten bezorgen voor een zakelijk overleg op locatie? Dan is de btw (9% op voedsel) in veel gevallen wél aftrekbaar als voorbelasting.

4
Bewijslast: noteer wie en waarom

Schrijf op de bon (of in je administratie) met wie je hebt gegeten en wat het zakelijke doel was. Bij een controle moet je dit kunnen onderbouwen.

5
Categorie 'representatie' in Aurijn

Maak een categorie 'representatie' met een vast aftrekpercentage van 80% en btw-aftrek 0%. Aurijn rekent het bij elke transactie automatisch correct mee.

Tip: De alternatieve drempelmethode (€5.700 in 2026) is alleen voordeliger bij meer dan €28.500 per jaar aan representatiekosten. Voor de meeste zzp'ers is 80/20 dus de juiste keuze.

Wat is het verschil tussen inkoop en bedrijfskosten?

Inkoop is wat je doorverkoopt of verwerkt in een product/dienst. Bedrijfskosten zijn alle overige kosten om je onderneming draaiende te houden.

1
Inkoop

Goederen of diensten die direct gekoppeld zijn aan wat je verkoopt. Een webshop-eigenaar koopt voorraad in, een freelance fotograaf huurt een tweede fotograaf in voor een opdracht. Inkoop hoort bij specifieke omzet.

2
Bedrijfskosten

Alle overige kosten om je bedrijf te runnen: software, kantoor, marketing, accountant, KvK, telefoon, vakliteratuur. Deze kosten zijn er ongeacht hoeveel je verkoopt.

3
Waarom het verschil ertoe doet

Bij inkoop kun je per opdracht of product zien wat je werkelijke marge is. Bedrijfskosten verdeel je vaak over al je omzet. Voor je winst maakt het geen verschil, voor je inzicht in rentabiliteit wél.

4
In Aurijn

Maak aparte hoofdcategorieën 'Inkoop' en 'Bedrijfskosten'. Bij je jaaroverzicht zie je dan in één oogopslag je brutomarge (omzet minus inkoop) én je nettowinst (na bedrijfskosten).

Tip: Werk je in pure dienstverlening zonder doorverkoop? Dan heb je vrijwel geen inkoop, dan zijn alle kosten gewoon bedrijfskosten.

Hoe boek ik een abonnement?

Een maandabonnement boek je elke maand als kosten. Een jaarabonnement boek je in één keer in het jaar van betaling, voor zzp'ers is dat doorgaans toegestaan.

1
Maandelijkse abonnementen

Software (Adobe €30/maand), Notion, hostingdiensten, telefoonabonnement: elke maand een transactie, elke maand de kosten boeken. Gewoon onder 'Bedrijfskosten, software/abonnementen'.

2
Jaarabonnement: kasstelsel

Betaal je in januari €600 voor een jaar Figma? Boek dat hele bedrag dan als kosten in januari. De meeste zzp'ers werken met het kasstelsel, kosten boek je wanneer je ze betaalt.

3
Btw bij EU-aanbieders (Adobe, Figma, Notion)

Veel buitenlandse software-leveranciers passen 'btw-verlegd' toe: er staat geen btw op de factuur, maar jij moet hem zelf aangeven én tegelijk weer aftrekken. Per saldo €0, maar wel verplicht in je kwartaalaangifte.

4
Terugkerende transacties in Aurijn

Aurijn herkent terugkerende transacties (zelfde leverancier, zelfde bedrag) en past automatisch de categorie toe die je eerder hebt ingesteld. Eén keer categoriseren, daarna gaat het vanzelf.

Tip: Heeft je abonnement een opzegtermijn over een jaargrens heen? Dan mag je de kosten in principe verdelen, maar voor zzp'ers met kasstelsel is dat zelden de moeite waard. Voor de volledige uitleg over btw verlegd, zie het artikel 'Btw verlegd boeken (EU-software)'.

Eigen bijdrage en privéopnames, hoe verwerk ik die?

Een privéopname is geen zakelijke kost. Je haalt geld uit je onderneming voor jezelf, dat verlaagt je banksaldo, maar niet je winst.

1
Wat is een privéopname?

Geld dat je vanaf je zakelijke rekening overmaakt naar je privérekening. Of als je vanaf je zakelijke rekening boodschappen, kleding of vakantie afrekent. Het is jouw 'salaris' als eenmanszaak.

2
Niet aftrekbaar

Privéopnames trek je NIET af van je winst. Je betaalt straks inkomstenbelasting over de volledige winst van je onderneming, onafhankelijk van hoeveel je hebt opgenomen.

3
Eigen bijdrage (storting privé → zakelijk)

Stort je geld vanuit privé op je zakelijke rekening (bijvoorbeeld als startkapitaal)? Dan boek je dat als 'eigen inbreng', ook geen omzet, ook geen kosten.

4
Categorie 'privé' in Aurijn

Maak een aparte categorie 'Privéopnames' (en eventueel 'Eigen inbreng'). Deze transacties tellen niet mee in je winst- en verliesrekening, maar wel in het overzicht van je zakelijke kasstroom.

Tip: Houd zakelijk en privé strikt gescheiden, ook al ben je eenmanszaak. Dat maakt je administratie veel eenvoudiger, en bij een belastingcontrole een stuk minder pijnlijk.

Zelfstandigenaftrek, voorwaarden en urencriterium

De zelfstandigenaftrek verlaagt je belastbare winst. In 2026 is dat €1.200, fors lager dan de €2.470 van 2025. Je moet aan het urencriterium voldoen.

1
€1.200 in 2026

Voldoe je aan de voorwaarden, dan trek je €1.200 van je winst af voordat je belasting berekent. De overheid bouwt deze aftrek af: in 2027 is hij €900. Vroeger (2021) was hij nog €6.670.

2
Urencriterium: 1.225 uur per jaar

Je moet minimaal 1.225 uur per kalenderjaar besteden aan je onderneming. Dat is ongeveer 24 uur per week. Alle uren tellen: cliëntwerk, administratie, marketing, scholing, acquisitie, reistijd naar klanten.

3
Urenadministratie bijhouden

Bij een belastingcontrole moet je je uren kunnen aantonen. Houd een simpele urenstaat bij, datum, activiteit, aantal uren. Een spreadsheet werkt prima. Achteraf reconstrueren geloven ze niet.

4
Werk je deels in loondienst?

Je moet meer tijd aan je onderneming besteden dan aan eventueel ander werk (50%-eis). Voor starters geldt deze eis de eerste 5 jaar niet.

Tip: De zelfstandigenaftrek mag niet hoger zijn dan je winst (tenzij je starter bent). Wat je niet kunt verrekenen, mag je 9 jaar meenemen naar volgende jaren.

Startersaftrek, hoeveel jaar mag je die gebruiken?

De startersaftrek (€2.123 in 2026) is een extra aftrek bovenop de zelfstandigenaftrek. Je mag hem 3 keer gebruiken in de eerste 5 jaar van je onderneming.

1
€2.123 extra in 2026

Als starter trek je €2.123 extra van je winst af, bovenop de €1.200 zelfstandigenaftrek. Totaal dus €3.323 minder belastbare winst.

2
3 keer in eerste 5 jaar

Je mag de startersaftrek maximaal drie kalenderjaren gebruiken, binnen de eerste vijf jaar dat je ondernemer bent voor de Belastingdienst. Je hoeft ze niet aaneengesloten te kiezen.

3
Wel aan urencriterium voldoen

Net als de zelfstandigenaftrek vereist de startersaftrek dat je 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteedt. Voor starters geldt het urencriterium niet bij gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid.

4
Mag wél hoger dan je winst zijn

Anders dan de zelfstandigenaftrek mag de startersaftrek je winst negatief maken. Dat verlies kun je verrekenen met inkomen uit andere jaren, handig in een verliesjaar.

Tip: Belangrijk: de startersaftrek wordt per 1 januari 2027 afgeschaft. Ben je in 2026 nog starter en voldoe je aan de voorwaarden? Dan is dit je laatste kans om hem te gebruiken.

MKB-winstvrijstelling, wat is het en hoe werkt het?

De MKB-winstvrijstelling is een korting van 12,7% op je winst, ná de ondernemersaftrek. Hij geldt automatisch voor elke zzp'er, geen voorwaarden, geen urencriterium.

1
12,7% korting op je winst

Van wat overblijft na zelfstandigenaftrek en startersaftrek mag je nog eens 12,7% aftrekken. Het percentage is gelijk gebleven aan 2025.

2
Volgorde van berekening

1. Fiscale winst. 2. Min ondernemersaftrek (zelfstandigenaftrek, startersaftrek). 3. Van het resultaat 12,7% MKB-winstvrijstelling aftrekken. 4. Wat overblijft is je belastbare winst.

3
Voorbeeld

Winst €40.000. Min zelfstandigenaftrek €1.200 = €38.800. Min MKB-winstvrijstelling 12,7% van €38.800 = €4.928. Belastbare winst: €33.872.

4
Geen urencriterium

In tegenstelling tot de zelfstandigenaftrek hoef je voor de MKB-winstvrijstelling niet aan het urencriterium te voldoen. Elke ondernemer die winst maakt krijgt hem automatisch.

Tip: Bij verlies werkt de MKB-winstvrijstelling tegen je: hij krimpt ook je verrekenbare verlies. Iets om in de gaten te houden als je een verliesjaar verwacht.

Wat bewaar ik voor de aangifte inkomstenbelasting?

Voor je IB-aangifte heb je een compleet jaaroverzicht nodig: omzet, kosten, winst, plus bewijzen voor al je aftrekposten.

1
Het jaaroverzicht

Totale omzet, totale kosten per categorie, en de winst. Plus eventueel een balans (zakelijke bezittingen en schulden) als je die bijhoudt. Aurijn maakt dit overzicht automatisch klaar per kalenderjaar.

2
Bewijs voor ondernemersaftrek

Urenregistratie voor de zelfstandigenaftrek (minimaal 1.225 uur). Houd een simpele urenstaat bij, datum, activiteit, uren.

3
Bewijs voor zakelijke kosten

Alle inkomende facturen en bonnetjes. Voor reiskosten: rittenadministratie of OV-overzichten. Voor zakelijke etentjes: bon plus notitie wie en waarom.

4
Investeringen en afschrijvingen

Voor elke investering boven €450 ex btw: factuur bewaren plus een afschrijvingsstaat (jaarlijkse afschrijving over de levensduur).

5
Aangifte vanaf 1 maart

De aangifte over 2026 doe je vanaf 1 maart 2027. De standaarddeadline is 1 mei 2027. Uitstel aanvragen kan online tot ten minste 1 september.

Tip: Aurijn bewaart alles in een gewone map op je Mac. Geef je boekhouder leestoegang via iCloud of Dropbox, dan kan hij de aangifte voor je doen zonder dat je bestanden hoeft te mailen.

Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?

De wettelijke bewaarplicht voor zzp'ers is 7 jaar. Voor onroerende zaken (zoals een werkruimte aan huis) is dat 10 jaar.

1
7 jaar voor de standaardadministratie

Facturen, bonnetjes, bankafschriften, contracten, urenadministratie, btw-aangiftes en jaarcijfers: 7 jaar bewaren, gerekend vanaf het einde van het belastingjaar.

2
10 jaar voor onroerend goed

Heb je een werkruimte aan huis op de balans, of bedrijfspand? Documenten over aanschaf, verbouwing en onderhoud bewaar je 10 jaar.

3
Digitaal mag

Je hoeft niets meer op papier te bewaren. Een goede digitale kopie (scan of foto) is rechtsgeldig, mits leesbaar en niet bewerkt. Aurijn slaat alles op als gewone bestanden in een map op je Mac.

4
Back-ups maken

Een externe schijf via Time Machine, of een cloudmap die automatisch synchroniseert. Je administratie is niet iets dat je 'per ongeluk' kwijt mag raken, bij een controle vraagt de Belastingdienst gewoon door tot je het laat zien.

Tip: Stop je met je onderneming? De bewaarplicht blijft gewoon doorlopen voor de jaren die nog niet zijn afgesloten. Pas na 7 (of 10) jaar mag je oude administratie weg.

Welke documenten heb ik écht nodig?

Een complete zzp-administratie bestaat uit zes soorten documenten. Mis je er één, dan loop je belastingvoordeel mis of riskeer je een naheffing.

1
Uitgaande facturen

Elke factuur die je verstuurt: doorlopend nummer, datum, klantgegevens, btw apart vermeld, en jouw btw-id én KvK-nummer. Bewaar zowel verstuurde als geannuleerde of gecrediteerde facturen.

2
Inkomende facturen en bonnetjes

Alle zakelijke uitgaven. Boven €100 incl. btw: volledige factuur op naam van je bedrijf. Onder €100: een vereenvoudigde factuur (bon) volstaat.

3
Bankafschriften

Volledige afschriften van je zakelijke rekening (en eventueel privérekening als je daarvan zakelijke uitgaven doet). Aurijn werkt direct met de CSV-export van je bank.

4
Urenadministratie

Voor de zelfstandigenaftrek: een doorlopende lijst van gewerkte uren per dag, met activiteit. Geen verplichting als je geen ondernemersaftrek claimt, maar wel slim om bij te houden.

5
Contracten en overeenkomsten

Modelovereenkomsten met opdrachtgevers, huurcontracten, leasecontracten, samenwerkingsovereenkomsten. Vooral belangrijk voor de schijnzelfstandigheidstoets (Wet DBA).

6
Rittenadministratie (bij auto)

Als je km-vergoeding claimt of een auto van de zaak hebt: datum, vertrek, bestemming, doel en aantal km per rit.

Tip: Het is niet de hoeveelheid documenten, maar de volledigheid die telt. Eén ontbrekend bonnetje kost je in de praktijk meestal niets, een ontbrekende urenregistratie €1.200 aan zelfstandigenaftrek.

Wanneer is een bonnetje geldig als bewijs?

Voor bedragen tot €100 inclusief btw is een vereenvoudigde factuur (bonnetje) voldoende. Daarboven heb je een volledige factuur nodig.

1
Onder €100 incl. btw: bonnetje

Een kassabon met datum, leverancier, omschrijving, totaalbedrag en btw-percentage is voldoende. Naam van je bedrijf hoeft er niet op. Denk aan kleine aankopen bij Mediamarkt, Action of de koffietent.

2
Vanaf €100 incl. btw: volledige factuur

Naam en adres van de leverancier, hun btw-nummer, factuurdatum en -nummer, jouw bedrijfsnaam en -adres, omschrijving van de levering, bedrag exclusief btw, btw-tarief, btw-bedrag, totaal inclusief btw.

3
Pinbon ≠ bonnetje

Alleen de pinstrook van je betaling is niet voldoende, daar staat geen omschrijving op. Vraag altijd om een kassabon of factuur. Zonder kassabon geen aftrek.

4
Digitaal bewaren mag

Een foto of scan van het bonnetje is rechtsgeldig, het origineel hoeft niet bewaard te worden. Voordeel: thermische kassabonnen verbleken na een paar jaar onleesbaar.

5
Scan en sla op via Aurijn

Scan een bonnetje met je telefoon (Notities, Bestanden of Dropbox) en bewaar het in facturen. Aurijn leest het bedrag automatisch uit en stelt een koppeling voor met je banktransactie.

Tip: Bonnetjes uit het buitenland werken hetzelfde, alleen kun je daar vaak geen Nederlandse btw aftrekken. Voor btw op buitenlandse facturen geldt een aparte procedure (btw-teruggaaf EU).

Je eerste administratie in 15 minuten

Van download tot je eerste geboekte transactie, in vijf stappen heb je Aurijn klaarstaan.

1
Download en open Aurijn

Installeer Aurijn op je Mac (macOS 14 of hoger). Bij de eerste start kies je 'Nieuwe administratie aanmaken'.

2
Geef je administratie een naam en kies een map

Bijvoorbeeld 'Mijn bedrijf'. Kies een map op je Mac, lokaal, iCloud Drive of Dropbox werkt allemaal. Aurijn maakt automatisch submappen aan: transacties, facturen en instellingen.

3
Exporteer een CSV van je bank

Download een CSV-export van je zakelijke rekening via internetbankieren of je bankapp. Zie het artikel over CSV exporteren per bank voor stap-voor-stap uitleg.

4
Sla de CSV op in transacties

Sleep het bestand naar de submap transacties in je administratie. Aurijn verwerkt het automatisch bij de volgende opening of na een korte wachttijd.

5
Boek je eerste transactie

Klik op een transactie in het overzicht. Kies een categorie, controleer het btw-tarief en bevestig. Klaar, je administratie draait.

Tip: Geen creditcard nodig: je hebt 30 dagen om alles uit te proberen. Na de proefperiode betaal je eenmalig €99 om door te gaan.

Waar leg ik CSV-bestanden en facturen?

Aurijn werkt met een vaste mapstructuur. Zo weet je precies waar elk bestand hoort.

1
De hoofdmap = je administratie

Alles wat Aurijn beheert staat in de map die je bij het aanmaken hebt gekozen. Aurijn maakt submappen aan voor transacties, facturen en instellingen.

2
Bankexports in transacties

Plaats CSV-bestanden van je bank in de submap transacties. Aurijn scant deze map automatisch op nieuwe bestanden.

3
Facturen en bonnetjes in facturen

Sla PDF's, JPG's en PNG's van inkomende facturen en bonnetjes op in facturen. De app leest deze map continu uit.

4
Instellingen in instellingen

Aurijn bewaart je categorieën, regels en voorkeuren in instellingen. Je hoeft hier niets handmatig te beheren.

5
Handmatig importeren kan ook

Via Instellingen → Transacties kun je een CSV ook handmatig kiezen. Handig als je bestand ergens anders staat, zoals je Downloadmap. Aurijn kopieert het naar transacties.

6
Cloudsync

Staat je administratiemap in iCloud of Dropbox? Dan kun je bonnetjes vanaf je telefoon scannen en direct in facturen opslaan. Aurijn pikt ze op bij de volgende opening op je Mac.

Je eerste transactie boeken

Een banktransactie boeken betekent: categorie kiezen, btw invullen en eventueel een factuur koppelen.

1
Selecteer een transactie

Klik op een regel in het overzicht Transacties. Rechts verschijnt het boekingspaneel.

2
Kies een categorie

Selecteer de juiste categorie, bijvoorbeeld 'Software licenties' of 'Omzet'. Aurijn vult het standaard-btw-tarief van die categorie automatisch in.

3
Controleer btw en bedragen

Vul bedrag excl., btw en incl. in (of laat Aurijn rekenen). Bij omzet: positief bedrag. Bij kosten: negatief bedrag van de bankregel.

4
Koppel een factuur (optioneel)

Voor zakelijke kosten met btw is een factuur of bonnetje aan te raden. Aurijn stelt soms automatisch een koppeling voor, bevestig die of kies handmatig een document.

5
Transactie is compleet

Zodra categorie en btw zijn ingevuld, verdwijnt de transactie uit het filter Incompleet. Bij btw-aangifte telt hij mee in het kwartaaloverzicht.

Je eerste factuur toevoegen en koppelen

Sla een bonnetje of factuur op in facturen en koppel het aan de bijbehorende banktransactie.

1
Voeg een bestand toe

Sleep een PDF of scan naar de map facturen in je administratie. Of klik op 'Open de factuur-map' in Aurijn om Finder te openen.

2
Wacht op OCR-verwerking

Aurijn leest bedrag, datum, leverancier en btw automatisch uit. Gele velden zijn voorstellen, bevestig of corrigeer ze.

3
Boek het document

Kies een categorie en btw-tarief, net als bij een transactie. Het document is pas compleet als alle verplichte velden zijn ingevuld.

4
Koppel aan een transactie

Aurijn zoekt een passende bankregel op bedrag en datum. Zie je een koppelsuggestie? Bevestig die. Of kies handmatig een transactie in het koppelpaneel.

5
Controleer het resultaat

Na koppeling zie je in beide overzichten een gekoppeld-icoon. De boeking telt mee in je btw-overzicht en jaaroverzicht.

De map facturen en OCR in het kort

Hoe Aurijn inkomende documenten herkent, verwerkt en klaarzet voor koppeling.

1
Alleen inkomende documenten

Aurijn beheert bonnetjes en inkoopfacturen, geen uitgaande facturatie. Alles in facturen wordt automatisch gescand.

2
Ondersteunde bestanden

PDF, JPG en PNG. Meerpagina-PDF's werken ook. Zorg dat scans leesbaar zijn, scheve foto's kan OCR minder goed lezen.

3
Wat OCR invult

Bedrag (incl./excl./btw), factuurdatum, leveranciersnaam en soms regelomschrijvingen. Gele markeringen zijn voorstellen die je moet bevestigen.

4
Voortgang in de zijbalk

Tijdens verwerking zie je een voortgangsring bij Facturen. Wacht tot alle documenten zijn verwerkt voordat je grote batches bevestigt.

5
Geen transactie nodig voor meetelling

Een factuur zonder gekoppelde transactie telt niet mee in het btw-overzicht. Koppel altijd aan de bankregel, tenzij de categorie 'Factuur is nooit nodig' heeft.

Wat betekenen Incompleet, Suggestie en Mist factuur?

De filterchips in Transacties en Facturen geven aan wat er nog moet gebeuren, zo los je openstaande taken op.

1
Incompleet

De boeking mist nog gegevens: geen categorie, geen btw-type, of bedragen zijn nul. Los dit op in het boekingspaneel. Dezelfde definitie geldt voor het btw-werkvoorraad.

2
Suggestie (koppelsuggestie)

Aurijn denkt een passende transactie of factuur te hebben gevonden op basis van bedrag en datum. Bevestig de suggestie of wijs af als het niet klopt.

3
Mist factuur

De transactie is geboekt maar heeft geen gekoppeld document, terwijl de categorie dat wel vereist. Voeg een bonnetje toe of wijzig de categorie-instelling.

4
Mist transactie

Het document is verwerkt maar niet gekoppeld aan een bankregel. Zoek de bijpassende transactie of wacht tot de volgende CSV-import.

5
Factuur kwijt

Je hebt bewust aangegeven dat het bewijs ontbreekt (bijvoorbeeld een verloren bonnetje). De transactie blijft boekbaar maar zonder documentkoppeling.

Transactie en factuur koppelen, stap voor stap

Zo koppel je een bankbetaling aan het juiste bonnetje of de juiste inkoopfactuur.

1
Start vanuit de transactie of het document

Open een transactie, het koppelpaneel staat naast het boekingsformulier. Of open een factuur en kies onderaan een transactie om te koppelen.

2
Bevestig een koppelsuggestie

Zie je 'Koppelsuggestie'? Controleer bedrag en datum. Klik op Bevestigen als het klopt. Aurijn koppelt beide kanten automatisch.

3
Handmatig koppelen

Geen suggestie? Zoek in de lijst op datum of bedrag. Selecteer de juiste tegenpartij en bevestig de koppeling.

4
Boekingen synchroniseren

Na koppeling nemen transactie en document dezelfde categorie en btw over (tenzij je handmatig afwijkt). Bij verschillen krijg je een keuzedialoog.

5
Ontkoppelen

Klik op het koppel-icoon en kies 'Verwijder koppeling'. Beide items blijven bestaan, alleen de link verdwijnt.

Tip: Eén transactie kan aan één document gekoppeld zijn. Is een document al gekoppeld? Ontkoppel eerst de bestaande koppeling.

Wat te doen bij een koppelconflict

Als bedrag, btw of categorie op transactie en factuur verschillen, helpt Aurijn je kiezen welke waarde geldt.

1
Wanneer verschijnt het conflictscherm?

Bij het koppelen of na OCR-bevestiging als transactie en document verschillende bedragen, btw-percentages of categorieën hebben.

2
Kies per veld de juiste bron

Voor elk veld (bedrag, btw %, categorie) kies je of de transactie- of factuurwaarde overneemt. De factuur is meestal leidend voor btw op kosten.

3
Let op afrondingsverschillen

Een paar cent verschil door afronding is normaal. Kies het bedrag dat op het bonnetje staat voor de btw-aangifte.

4
Controleer na koppeling

Na het oplossen van het conflict verdwijnt de oranje waarschuwing. De boeking telt mee in het btw-overzicht.

OCR en factuurherkenning

Hoe Aurijn facturen uitleest, wat de gele velden betekenen en hoe je voorstellen bevestigt of afwijst.

1
Automatisch bij toevoegen

Zodra een bestand in facturen verschijnt, start OCR. Je hoeft niets handmatig te starten.

2
Gele velden = voorstel

Velden met een gele achtergrond zijn door OCR ingevuld maar nog niet bevestigd. Klik op het vinkje om te accepteren of op wis om af te wijzen.

3
Alles bevestigen of afkeuren

Via de banner bovenaan kun je alle OCR-velden in één keer bevestigen of afkeuren. Handig bij duidelijke facturen; bij twijfel liever veld voor veld.

4
Onleesbare scans

Werkt OCR niet goed? Vul de velden handmatig in. Een wazige foto of verbleekt bonnetje levert vaak lege voorstellen op.

5
Na bevestiging

Bevestigde waarden worden normale boekingsvelden. Het document telt mee zodra het btw-compleet is geboekt en gekoppeld.

Automatische regels instellen

Boek terugkerende transacties automatisch, één keer instellen, daarna gaat het vanzelf.

1
Wanneer een regel maken?

Bij vaste afschrijvingen: bankkosten, huur, abonnementen, salarisbetalingen. Herkenbaar aan vaste omschrijving of IBAN.

2
Regel aanmaken vanuit een transactie

Boek een transactie handmatig en klik op 'Maak automatische regel'. Aurijn slaat de voorwaarden (omschrijving, IBAN) en het resultaat (categorie, btw) op.

3
Of via Regels in de zijbalk

Ga naar Regels → Nieuwe regel. Stel 'Wanneer…' (IBAN, omschrijving bevat) en 'Vul dan in…' (categorie, btw, verlegd) in.

4
Eerste match wint

Regels worden van boven naar beneden toegepast. De eerste regel die matcht, wordt gebruikt. Zet specifiekere regels bovenaan.

5
Bestaande boekingen

Regels passen alleen toe op nieuwe of nog niet geboekte transacties. Al geboekte transacties worden niet automatisch gewijzigd.

Tip: Onderaan elke regel zie je statistieken: hoeveel transacties al gematcht zijn en hoeveel nog openstaan.

Categorieën instellen: de belangrijkste opties

De toggles bij een categorie bepalen hoe transacties meetellen in btw, IB en je overzichten.

1
Standaard BTW %

Het tarief dat automatisch wordt ingevuld bij nieuwe boekingen in deze categorie. Overschrijft ook OCR-voorstellen.

2
Btw aftrekbaar

Bepaalt of btw op kosten in rubriek 5b van je aangifte mag. Zet uit bij representatie (restaurant-btw is niet aftrekbaar).

3
Factuur is nooit nodig

Voor transacties zonder bonnetje-verplichting: bankkosten, rente, privéopnames, kruisposten. Geen 'Mist factuur'-waarschuwing meer.

4
Niet meenemen in totalen

Voor privéopnames en kruisposten. Deze transacties tellen niet mee in winst, btw-overzicht of werkvoorraad, maar wel in je kasstroom.

5
IB-aftrekbaar %

Het percentage van de kosten dat aftrekbaar is voor de inkomstenbelasting. Bij representatie: 80%. Bij volledig zakelijke kosten: 100%.

Weergavenaam vs bankomschrijving

Pas de titel in je overzicht aan zonder de originele bankgegevens te wijzigen.

1
Wat is de weergavenaam?

De titel die je in de transactielijst ziet. De bankomschrijving onder water blijft ongewijzigd, handig voor je administratie en boekhouder.

2
Per transactie aanpassen

Klik op het potlood-icoon bij een transactie en typ een herkenbare naam, bijvoorbeeld 'Adobe-abonnement januari'.

3
Regels voor vaste namen

Via Instellingen → Transacties → Weergavenaam-regels kun je automatisch hernoemen als de omschrijving een bepaald woord bevat.

4
Geen invloed op boekingen

De weergavenaam is puur cosmetisch. Categorie, btw en koppelingen blijven hetzelfde.

CSV-import: duplicaten, fouten en import verwijderen

Wat te doen als een bankexport niet wordt herkend, dubbel wordt geïmporteerd of je een import wilt terugdraaien.

1
Importbanner bij openen

Aurijn toont een banner als er nieuwe CSV-bestanden wachten. Klik op Importeren om te verwerken, of bekijk details bij fouten.

2
Duplicaten

Importeert dezelfde transacties opnieuw? Aurijn herkent duplicaten op datum, bedrag en omschrijving en slaat ze over. Zie je toch dubbelen, controleer of je overlappende periodes exporteert.

3
Ongeldige rijen

Niet-elke bank-CSV is identiek. Controleer of je CSV-formaat klopt. Lukt het niet? Mail info@aurijn.nl met een voorbeeldexport (zonder persoonsgegevens).

4
Import verwijderen

Via Instellingen → Transacties → Importhistorie kun je een hele importbatch verwijderen. De bijbehorende boekingen worden dan ook verwijderd.

5
Handmatig importeren

Via Instellingen → Transacties → CSV importeren kies je een bestand buiten de administratiemap. Het wordt daarna naar transacties gekopieerd.

Openingssaldo en bankrekeningen

Waarom Aurijn een saldo op startdatum vraagt en hoe je bankrekeningen beheert.

1
Automatische detectie

Aurijn herkent je IBAN uit de CSV-export en maakt automatisch een bankrekening aan.

2
Saldo op startdatum

Het banksaldo op de eerste dag van je administratie. Nodig voor een correct kasoverzicht. Vind je het op je bankafschrift van die datum.

3
Naam aanpassen

Geef de rekening een herkenbare naam, bijvoorbeeld 'Zakelijke ING'. Handig bij meerdere rekeningen.

4
Meerdere rekeningen

Importeer CSV's van elke rekening apart. Aurijn koppelt transacties aan de juiste rekening op basis van het IBAN in het bestand.

Boekjaren instellen

Stel per jaar de periode en btw-frequentie in, en begrijp het verschil met belastingjaren.

1
Boekjaar aanmaken

Ga naar Instellingen → Boekjaren → Boekjaar toevoegen. Stel start- en einddatum in (meestal 1 januari – 31 december).

2
Btw-aangiftefrequentie

Kies kwartaal, maand of jaar per boekjaar. Dit bepaalt welke periodes je ziet in Omzetbelasting.

3
Boekjaar vs belastingjaar

Je boekjaar loopt niet altijd gelijk met het kalenderjaar van de Belastingdienst. Overlapt je boekjaar twee IB-jaren? Aurijn toont een waarschuwing in Inkomstenbelasting.

4
Boekjaar kiezen

In Omzetbelasting en Inkomstenbelasting kies je bovenaan welk boekjaar je bekijkt. Periodes en totalen passen zich aan.

Omzetbelasting: van werkvoorraad tot Mijn Belastingdienst

Zo bereid je je kwartaalaangifte voor in Aurijn en neem je de cijfers over op Mijn Belastingdienst Zakelijk.

1
Kies de juiste periode

Ga naar Omzetbelasting in de zijbalk. Selecteer boekjaar en kwartaal (of maand). De rubriekentabel toont de huidige stand.

2
Los de werkvoorraad op

Onder de periodekeuze zie je openstaande taken: incompleet geboekte transacties, ontbrekende facturen, koppelsuggesties. Klik op een regel om direct naar het item te springen.

3
Wacht op de blauwe banner

Als alle transacties in de periode btw-compleet zijn, verschijnt 'Gereed voor aangifte'. Dan kun je de cijfers vertrouwen.

4
Leg de aangifte vast

Klik op 'Aangifte vastleggen' om een snapshot te maken. Zo kun je later zien of er iets is gewijzigd sinds je indiende.

5
Kopieer naar Mijn Belastingdienst

Open mijnzakelijk.belastingdienst.nl en vul de rubrieken één-op-één over. Aurijn dient niet automatisch in, jij blijft verantwoordelijk voor de juistheid.

6
Betaal op tijd

Betaal het verschuldigde bedrag vóór de deadline. Boek de betaling aan de Belastingdienst als aparte transactie, zie het artikel over btw-betaling verwerken.

Rubrieken begrijpen (1a, 3b, 5b)

Wat de kolommen in het btw-overzicht betekenen en waar je ze invult op het officiële formulier.

1
Rubriek 1a en 1b, binnenlandse omzet

Omzet tegen 21% (1a) en 9% (1b). Kolom 'Grondslag' = bedrag excl. btw. Kolom 'Btw' = verschuldigde btw.

2
Rubriek 3a en 3b, export en EU

3a = export buiten EU (0%). 3b = leveringen aan btw-ondernemers in de EU (ICP). Alleen grondslag, geen Nederlandse btw.

3
Rubriek 5b, voorbelasting

Btw op zakelijke kosten die je mag aftrekken. Dit verlaagt je te betalen btw.

4
Rubriek 5a en 5g, saldo

5a = totaal verschuldigde btw. 5g = 5a min 5b. Positief = betalen. Negatief = terugkrijgen.

5
Btw-type in de boeking

Aurijn bepaalt de rubriek uit het btw-type (21%, 9%, 0%, Binnen EU, Buiten EU) en of het verlegd is. Zie het artikel over wat Aurijn niet automatisch berekent voor uitzonderingen.

Aangifte vastleggen, wat betekent het?

Een snapshot bevriest je btw-cijfers per periode zodat je later wijzigingen kunt terugvinden.

1
Huidige stand vs vastgelegd

Standaard zie je de live berekende cijfers ('Huidige stand'). Na vastleggen kun je die snapshot terugbekijken naast eventuele latere wijzigingen.

2
Wanneer vastleggen?

Leg vast op het moment dat je de aangifte indient bij de Belastingdienst. Zo weet je precies welke cijfers je hebt opgegeven.

3
Gewijzigd sinds vastlegging

Pas je daarna nog een boeking aan in die periode? De oranje banner waarschuwt dat de live stand is gewijzigd. Corrigeer eventueel via een suppletie bij de Belastingdienst.

4
Snapshots blijven bewaard

Vastleggingen worden opgeslagen in je administratiemap (btw-aangiften). Ze verdwijnen niet als je een boekjaar verwijdert uit de lijst.

Btw verlegd boeken (EU-software)

Hoe je facturen van buitenlandse software-leveranciers correct verwerkt, Adobe, Figma, Notion en vergelijkbaar.

1
Wat is verlegd?

De leverancier rekent geen Nederlandse btw. Jij geeft de btw zelf aan én trekt hem direct weer af als voorbelasting. Per saldo €0, maar wel verplicht in de aangifte.

2
Zet 'Verlegd' aan bij de boeking

In het boekingsformulier: kies btw-type 21% (of 9%) en schakel 'Verlegd' in. Aurijn boekt de kosten in rubriek 2a met gelijke btw in 5a en 5b.

3
EU-leveranciers: Binnen EU

Voor diensten uit andere EU-landen: btw-type 'Binnen EU'. Aurijn berekent 21% btw op de grondslag als die niet op de factuur staat.

4
Geen factuur met Nederlandse btw

Op de factuur staat vaak 'reverse charge' of 'btw verlegd'. Dat is correct, je hoeft geen Nederlandse btw van de leverancier te vragen.

Tip: Buiten EU-leveranciers (VS): gebruik btw-type 'Buiten EU'. Aurijn boekt in rubriek 4a.

Btw-betaling aan de Belastingdienst verwerken

Zo boek je de afschrijving naar of bijschrijving van de Belastingdienst na je btw-aangifte.

1
Herken de transactie

Na je aangifte zie je een afschrijving (betalen) of bijschrijving (terugkrijgen) van de Belastingdienst op je bankrekening.

2
Kies de juiste categorie

Boek de transactie onder een categorie als 'Btw-betaling' of 'Belastingdienst'. Zet 'Factuur is nooit nodig' aan bij die categorie.

3
Geen btw op de betaling zelf

De betaling aan de Belastingdienst bevat geen aftrekbare btw. Btw-type 0% of leeg, afhankelijk van je categorie-instelling.

4
Bewaar de aangifte

Download de bevestiging van Mijn Belastingdienst en sla op in facturen als bewijs, optioneel maar handig bij controle.

Wat Aurijn niet automatisch berekent

Rubrieken en situaties die je handmatig op het formulier van de Belastingdienst invult.

1
Rubriek 1d, privégebruik

Aurijn berekent geen privégebruik-correcties. Vul 1d handmatig in als dat op jou van toepassing is.

2
Rubriek 3c, installatie/afstandsverkopen

Niet geïmplementeerd in Aurijn. Controleer of dit voor jouw situatie relevant is.

3
Rubriek 5d, KOR

Doe je mee aan de Kleineondernemersregeling? Vul rubriek 5d handmatig in. Aurijn heeft geen KOR-schakelaar.

4
ICP-aangifte

Intracommunautaire prestaties (rubriek 3b) staan in het overzicht, maar de aparte ICP-aangifte dien je zelf in.

5
Gedeeltelijke btw-aftrek

Aurijn kent alleen aan/uit per categorie (btw aftrekbaar), geen percentage voor gemengd gebruik. Bereken pro rata handmatig of met je boekhouder.

Tip: Aurijn vervangt niet de officiële aangifte. Bij twijfel: laat je boekhouder de cijfers controleren voordat je indient.

Overstappen van Moneybird, e-Boekhouden of Bunni

Zo begin je in Aurijn zonder automatische migratie, met een schoon en overzichtelijk overstapplan.

1
Geen automatische import

Aurijn importeert geen data uit andere boekhoudpakketten. Je oude administratie blijft in dat systeem, bewaar die minimaal 7 jaar.

2
Beste moment: jaarwisseling

De meeste ondernemers starten Aurijn per 1 januari. Dan hoef je geen halve boekjaren over te zetten.

3
Wat neem je mee?

Exporteer een openingsbalans of eindsaldi van je oude pakket als referentie. Importeer bank-CSV's vanaf de startdatum in transacties. Voeg nieuwe facturen toe aan facturen.

4
Uitgaande facturen

Blijf facturen versturen via je oude tool of een facturatie-app. Aurijn beheert alleen de administratieve verwerking van betalingen en kosten.

5
Boekhouder informeren

Deel de nieuwe administratiemap (read-only via iCloud/Dropbox). Je boekhouder kan CSV's en de mapstructuur direct gebruiken.

Tip: Wil je een lopend jaar overzetten? Dat kan, maar kost meer werk. Neem contact op via info@aurijn.nl als je hulp wilt bij de planning.

Kasboeking, wanneer gebruik je het?

Voor contante betalingen zonder banktransactie, zo houd je ze toch in je administratie bij.

1
Wanneer nodig?

Betaal je contant voor een zakelijke uitgave? Of ontvang je contant geld zonder bankregel? Dan maak je een kasboeking aan.

2
Aanmaken vanuit Facturen

Klik op het kasboeking-icoon bij een document zonder banktransactie. Aurijn maakt een virtuele transactie aan op de kasboekingsdatum.

3
Boek als normale transactie

De kasboeking verschijnt in Transacties. Boek categorie en btw zoals bij elke andere uitgave of omzet.

4
Koppel het bonnetje

Koppel het document aan de kasboeking, net als bij een normale banktransactie.

Tip: Kasboekingen zijn zeldzaam voor de meeste zzp'ers die volledig pinnen. Gebruik ze alleen als er echt geen bankregel is.